Beter presteren dankzij big data en slimme algoritmes

De administratieve handelingen van zo’n tweehonderd franchisenemers van Jumbo bestaan tegenwoordig nog maar uit één karweitje: het op gezette tijden scannen en verzenden van de facturen die zij ontvangen. Hoe dat kan? Hun administratieve proces is bijna volledig geautomatiseerd. De automatisch verzamelde data worden vervolgens zodanig verwerkt, dat de ondernemers dagelijks inzicht hebben in het wel en wee van alle facetten van hun winkel. En dus uiteindelijk beter kunnen presteren. Allemaal dankzij BDO Analytics, vertelt Alexander Leppink, partner bij BDO.

Waarom doen we de dingen zoals we ze doen? En hoe kunnen we ze beter, sneller en slimmer doen met behulp van de nieuwste mogelijkheden op IT-gebied? Rond deze twee vragen bouwde Alexander Leppink, partner bij accountancy- en adviesorganisatie BDO – dat met 28 locaties en 2.500 medewerkers het vijfde kantoor van Nederland is – zijn carrière in de accountancy op. Het zijn ook deze twee vragen waar hij zich sinds zijn komst naar BDO in 2006 totaal op focust. “Ik ben destijds begonnen met het opzetten van onze afdeling Retail Accounting, een soort kraamkamer voor ons vak in de toekomst. Hier zijn we gestart met onze strategie om ondernemers te ontzorgen. Dat doen we door waar het maar kan hun administratieve proces te automatiseren. Aan alle data die we zo verzamelen, voegen we waarde toe door analyses en persoonlijke, proactieve advisering te bieden.”

Minder werk en fouten

En dat is ook precies wat BDO doet voor de franchisenemers van Jumbo. BDO verzorgt voor deze ondernemers alle diensten op bedrijfseconomisch gebied, zoals de (salaris)administratie, het opstellen van rapportages, fiscaliteit en advisering. “Om ze volledig te kunnen ontzorgen, hebben we heel goed gekeken naar al hun administratieve processen. Overal waar een transactie plaatsvindt, koppelen we die aan onze IT-platformen”, legt Alexander uit. “Neem het salarisverwerkingsproces. Dat begint bij het inplannen van medewerkers in het online roostersysteem. Wij hebben dat roostersysteem gekoppeld aan onze platformen. Wanneer een medewerker zijn ingeroosterde uren heeft gedraaid, worden die direct meegenomen in zijn verloning. Dergelijke koppelingen maken we ook voor bijvoorbeeld inkoop, voorraadbeheer en huisvesting. Het neemt de ondernemer veel werk uit handen en is ook veel minder foutgevoelig dan het handmatig invoeren van gegevens.”

Onderbuikgevoel

Het mooiste van het gehele proces zit in het bieden van inzicht en advisering, vindt Alexander. “Alle data die wij via al die koppelingen verzamelen, verwerken we via slimme, door onszelf ontwikkelde algoritmes naar rapportages en analyses. Via het dashboard van BDO Analytics heeft de Jumbo-franchisenemer elke dag inzicht in zijn prestaties. Hij kan die afzetten tegen zijn begroting, vergelijken met zijn prestaties uit het verleden, maar hij kan ze ook op weekbasis vergelijken met die van zijn collega-franchisenemers. Door in te zoomen op de gegevens krijgt hij inzicht in onder andere omzet, marge, loonkosten en voorraadontwikkelingen. Hij ziet waar hij afwijkt, waar hij geld laat liggen en of zijn loonkosten niet boven de norm dreigen te komen. Dat is goed, want hoe eerder je dat soort ontwikkelingen signaleert, hoe sneller je in staat bent om daar maatregelen voor te treffen. Daar ondersteunen we de ondernemers ook in. Ze hebben hun vaste adviseur die alle ins en outs van de organisatie en de branche kent en proactief advies geeft. Die adviseur wordt ook weer ondersteund door alle data en kan waar nodig een beroep doen op het netwerk van experts binnen BDO.”

Ruim negentig procent van de Jumbo-franchisenemers logt zeer regelmatig in op BDO Analytics, weet Alexander. Een goede ontwikkeling, vindt hij. “Ondernemers die meer betrokken zijn bij het financiële reilen en zeilen van hun bedrijf en ook sturen op cijfers in plaats van alleen hun onderbuikgevoel, presteren beter. Ik vind het dan ook gaaf dat zoveel Jumbo-franchisenemers actief bezig zijn met de rapportages en er ook echt voordeel mee bereiken.”

Woodstone Pizza and Wine

BDO Analytics is er niet alleen voor de supermarktbranche. Zo werkt BDO al met dit concept voor Bakker Bart (met honderd franchisenemers) en de internationale hotelketen citizenM Hotels. Alexander: “Het concept is ook zeer geschikt voor startende of kleinere franchiseformules. Zo maakt Woodstone Pizza and Wine, een keten met vijf vestigingen, er gebruik van. Zij willen verder groeien. Via het dashboard kunnen ze de ontwikkelingen in de vestigingen van heel nabij volgen en ook actief sturen. We geven zelfs op dagbasis inzicht in hun operationele performance. Ze kunnen zien welke producten het best verkopen en hoe dat per locatie verschilt, maar ook wat een vestiging rond lunchtijd verdient als ze de personeelskosten afzetten tegen de omzet. Voor de advisering werken we voor deze keten samen met ons kantoor in Amstelveen, omdat zij daar in de buurt zitten en de contacten hebben.”

Voorop blijven lopen

Ondertussen is het in BDO’s kraamkamer voor de toekomst een beetje uit de hand gelopen, lacht Alexander. “Inmiddels zitten we daar met 60 mensen. Alleen al voor Jumbo verwerken we de salarisadministratie van 25.000 mensen. Dat zijn enorme volumes aan data. Bovendien ontwikkelen we continu door. Daar betrekken we trouwens ook de ondernemers bij. Zo leggen we elke nieuwe versie van BDO Analytics eerst voor aan een pilotgroep en hebben we een klankbordgroep van ondernemers waar we nieuwe ideeën aan voorleggen en die zelf ook nieuwe ideeën aandraagt. Zo blijven we continu vooroplopen met de nieuwste ontwikkelingen.”