‘Een conflict is te voorkomen, communiceer gewoon goed’

Formulewijzigingen zijn een boeiend onderwerp, vindt Alex Dolphijn advocaat – partner bij Ludwig & Van Dam Advocaten. Hij weet uit zijn dagelijkse praktijk dat het onderwerp een bron van conflicten is. “Maar die conflicten zijn ook goed te voorkomen.”

Wat zijn formulewijzigingen nu precies? In de ogen van Dolphijn is dat bijvoorbeeld een aanpassing in het conditiestelsel. “Kosten die wijzigen, het rayon dat verandert of nieuwe marges en een nieuwe fee. Heel logisch dat je daarover overlegt met de franchisenemers, maar ook een nieuwe marketingstrategie en branding, waarbij bijvoorbeeld een andere doelgroep wordt aangesproken, zijn formulewijzigingen die moeten worden overlegd met de franchisenemers”, weet Dolphijn. Hij wijst op tv-spotjes van Albert Heijn. “Die gingen van een focus op kwaliteit naar een focus op prijs. Dat is een grote wijziging, die vooraf moet worden overlegd met de franchisenemers.”

Het is volgens hem allemaal wat minder duidelijk als er assortimentswijzigingen worden doorgevoerd. “Worden er naast gewone pizza’s ineens ook vegetarische pizza aangeboden, dan is dat geen probleem. Maar zijn de wijzigingen rigoureus, zoals een supermarkt die alleen verse producten verkoopt en ineens ook veel conserven gaat aanbieden, dan moet dat plan wel vooraf worden gedeeld met de franchisenemers. Datzelfde geldt voor nieuwe samenwerkingen. Neem Jumbo, zij zijn met La Place en HEMA in zee gegaan. Daarover moet worden gesproken.”

Niet eenzijdig

Dergelijke formulewijzigingen mogen in beginsel alleen worden doorgevoerd als men zich houdt aan het wijzigingsbeding. Algemeen uitgangspunt bij het sluiten van (franchise)overeenkomsten is namelijk dat contractbepalingen niet door één van partijen eenzijdig kunnen worden gewijzigd. Franchisegevers willen evenwel toch regelmatig de mogelijkheid behouden om bepaalde afspraken eenzijdig te kunnen wijzigen. In dat kader bedingen franchisegevers regelmatig een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid. “Maar je kunt dit niet zomaar overal voor gebruiken, bijvoorbeeld niet als je als franchisegever de fee wil verdubbelen. Daar steekt de rechter een stokje voor. Maar de fee mag weer wel worden verhoogd als dat is vastgelegd in het franchisecontract, bijvoorbeeld een jaarlijkse verhoging met een x percentage.”

Dolphijn wil er maar mee zeggen dat een wijziging best mogelijk is, als het maar goed is omschreven en is vastgelegd in het franchisecontract. En als men maar een ‘tegenprestatie’ levert bij onevenwichtige gevolgen. “Zo kunnen franchisegevers een zogenoemde ingroei-termijn voorstellen om de wijziging door te voeren. Ook kan men een (financiële) compensatie aanbieden. In het uiterste geval kan gekozen worden voor de beëindiging van de samenwerking en de (terug)verkoop van de franchiseonderneming.”

Hoe werkt het?

Maar hoe gaat nou zo’n proces in zijn werk? Allereerst moet het verlangen tot wijziging goed worden onderbouwd en moet er een passend en redelijk wijzigingsvoorstel worden geschreven door de franchisegever. “Het is belangrijk om daarbij de wederzijdse gerechtvaardigde belangen - collectieve uniformiteit versus individueel verdienmodel – goed in ogenschouw te nemen”, aldus Dolphijn. De franchisegever heeft dus plichten, maar ook de franchisenemer kan niet zomaar overal voor gaan liggen. “Het gaat ook om een wederzijdse coöperatieve opstelling. Met andere woorden: als franchisenemer moet je ook een beetje meebewegen.”

Wijzigingen worden over het algemeen door de franchisegever overlegd met de franchisenemersvereniging. De franchisenemersvereniging kan daarbij gemachtigd zijn om namens de franchisenemers bindende afspraken te maken met de franchisegever. “Dit is een stuk slagvaardiger dan wanneer individueel afspraken moeten worden gemaakt met de franchisenemers”, weet Dolphijn. Het werkt in de praktijk vaak erg goed, zegt Dolphijn verder over de samenwerking met de gemachtigde franchisenemersvereniging. “Voor de franchisenemers geldt dan wel dat hun individuele stem nivelleert, immers de meerderheid van stemmen geldt. Zij moeten zich voegen naar de mening van het collectief. Echter, er zijn aanpalend altijd individuele afspraken te maken tussen de franchisegever en franchisenemer.”

In het huidige conceptwetsvoorstel voor de Wet Franchise is volgens Dolphijn vastgelegd dat er tenminste jaarlijks overleg moet zijn tussen de franchisegever en franchisenemer. “Daarin moeten de wijzigingen worden besproken. En de wijzigingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben in de exploitatie mogen alleen na voorafgaande instemming van twee-derde meerderheid van het vertegenwoordigd orgaan, of bij afwezigheid van zo’n orgaan, de betreffende individuele franchisenemer, worden doorgevoerd.” 

Etos vs AH

Dolphijn heeft tal van praktijkcases waarbij het wijzigingsbeleid van de franchisegever tot discussie heeft geleid. “Neem het Etos ‘Eigen Merk’ in de Albert Heijn-supermarkt. Albert Heijn wilde namelijk Etos-huismerken in de supermarkten leggen, maar de franchisenemers van Etos waren het daarmee niet eens. Ze waren bang dat ze hun aantrekkingskracht zouden verliezen als de huismerken ook in alle ruim 700 winkels van Albert Heijn zouden liggen. Veel van die winkels zijn namelijk vlak naast een Albert Heijn gelegen.” Omdat men er onderling niet uitkwam, werd de gang naar de rechter gemaakt. “De franchisenemers kregen gelijk, de rechter zei dat Albert Heijn een kroonjuweel als het Etos-huismerk niet buiten de winkels mocht plaatsen. Een domper voor Albert Heijn, alles was al in gang gezet. De producten waren al geproduceerd. Maar dat was geen reden om het toe te staan.”

Een andere zaak is die van de lunchopening van Domino’s-vestigingen. “De franchisegever dacht, met het verplicht stellen van de opening van de vestigingen tijdens de lunch, dat de omzet overal zou plussen. Maar de franchisenemers brachten in dat ook de kosten enorm zouden stijgen, zoveel dat er nauwelijks extra geld zou worden verdiend. Immers, ze kregen te maken met hogere personeelskosten omdat de scholieren op school zitten rond lunchtijd en men dus duurdere krachten moest gaan inzetten. Zij kregen gelijk”, aldus Dolphijn.

Hij zegt dat veel conflicten kunnen worden voorkomen door gewoon goed te communiceren. “En weeg als franchisegever heel goed af hoe je een wijziging kunt verzachten voor de franchisenemers. Maak afspraken, omschrijf het heel duidelijk en leg het vast. Marketingfee omhoog omdat de concurrent er ook miljoenen tegenaan gooit? Dat kan, maar onderbouw het wel. Niet uit de losse pols, maar huur een accountant in en laat hen een rapport schrijven die jouw wijziging en het nut daarvan onderbouwt. Daarmee voorkom je een conflict.”