Franchiseraad: effectief, maar pas als principes worden nageleefd

Een franchiseraad, iedere zichzelf respecterende franchiseorganisatie heeft er één. Maar hoe moet dit formele overlegorgaan nu eigenlijk worden ingezet om effectief te zijn? Evelien Croonen, universitair docent bij de Faculteit Economie & Bedrijfskunde aan de RuG, schetste tijdens een recent gehouden bijeenkomst van Franchise+ en Koelewijn & Partners de kaders aan de hand van zes principes.

“Heldere procedures met betrekking tot de franchiseraad zijn erg belangrijk. Maar belangrijker nog, de procedures die gelden moeten consistent worden gevolgd”, vertelt Croonen. Een reglement biedt daarbij uitkomst, stelt zij. “Doelen en precieze bevoegdheden van de raad, zoals de overlegthema’s en de rechten van de raad worden hierin vastgelegd. Ook staan de procedures rond het lidmaatschap van de raad erin omschreven. Hoe wordt iemand verkozen, wat is de maximale zittingstermijn en hoe vaak rouleren de leden.” Consistentie betekent volgens Croonen ook consistentie in de procedures rond vergaderingen. “Wat is de frequentie, hoe wordt er genotuleerd en als er stemrondes zijn, is het belangrijk om vooraf te hebben bepaald hoeveel dat er dan zijn.” Croonen stelt dat de consistentie ervoor zorgt dat het voor iedereen duidelijk is hoe de franchiseraad werkt. “En dat schept vertrouwen.”

Onpartijdigheid

Een ander belangrijk punt is dat ervoor moet worden gewaakt dat één partij in de raad te dominant wordt. De twee partijen in de franchiseraad moeten er zitten op basis van gelijkwaardigheid, blijkt uit de woorden van Croonen. Maar hoe wordt dat gerealiseerd? “Er kan worden gekozen voor een onafhankelijke partij, een derde, als voorzitter en notulist.” Wat ook helpt in het bereiken van onpartijdigheid is volgens de universitair docent dat iedereen de eigen punten op de agenda kan zetten. “Verder moet de spreektijd worden bewaakt en moeten de franchisenemers hun achterban horen alvorens er belangrijke beslissingen worden genomen door de raad.”

Accuraatheid

De effectiviteit van de franchiseraad hangt ook samen met de accuraatheid van de informatie, zegt Croonen verder. “Immers, anders kunnen er geen weloverwogen beslissingen worden genomen.” Om de accuraatheid min of meer te garanderen is het belangrijk volgens Croonen dat de zittende leden van de franchiseraad ‘hoog in de organisatie’ zitten. “Een ander essentieel punt is dat de agenda en achtergrondinformatie tijdig beschikbaar wordt gesteld. Dit geldt ook voor de notulen. En ja, ook de franchisenemers moeten tijdig en helder van en naar de achterban communiceren.”

Corrigeerbaarheid

Flexibiliteit is in iedere (franchise)organisatie een groot goed. Dat geldt ook voor de franchiseraad, de procedures moeten in de ogen van Croonen indien nodig kunnen worden aangepast als de actualiteit daarom vraagt. “Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van de periodieke evaluatie van de werking van de franchiseraad.” Maar bij de wijziging van de procedures is transparantie in die wijzigingen van belang, stelt Croonen. “Zo is instemming van alle individuele franchisenemers nodig in het geval er belangrijke wijzigingen worden gedaan in de rechten van de franchiseraad.”

Representativiteit

Hoe maakt men de franchiseraad aantrekkelijk om lid te worden? Franchisenemers zijn druk met hun onderneming, met alles wat daarbij komt kijken en hebben vaak geen tijd en zin in meer verplichtingen. Croonen: “Toch moeten franchisenemersleden van de raad een goede afspiegeling zijn van de achterban.” Hoe kan dit worden geborgd? Door het lidmaatschap aantrekkelijk te maken en bijvoorbeeld eens in de zoveel tijd een leuk diner te organiseren, weet zij. “Of een jaarlijkse feestelijke bijeenkomst te houden. Wat ook helpt is een redelijke onkostenvergoeding voor leden.” Om die juiste afspiegeling van de achterban te realiseren moeten verder de procedures voor verkiezing van leden en lidmaatschap helder zijn. Ook dient de verkiesbaarheid van leden per ‘type franchisenemer’ te geschieden. “En in die verkiesbaarheid moet men heel transparant zijn hoe dat precies is geregeld”, weet Croonen. Om de reisafstand voor iedereen gelijk te verdelen is het volgens Croonen daarnaast aan te bevelen te rouleren in vergaderlocaties. “Anders moet die ene franchisenemer uit Groningen altijd afzakken naar het zuiden, dat zorgt meestal voor scheve gezichten.”

Ethische interactie

Overleggen zijn het meest effectief wanneer die in een goede harmonie verlopen. Dat geldt ook voor de vergaderingen van de franchiseraad, bevestigt Croonen. “De sfeer bij de vergaderingen moet respectvol en open zijn. Het is belangrijk om de algemeen geldende fatsoensnormen te hanteren.” Daarbij, weet Croonen uit onderzoek, moet de vertrouwelijkheid gewaarborgd blijven. “Houd hetgeen wordt besproken binnenskamers, dat geeft vertrouwen en zal ertoe leiden dat iedereen alles in openheid durft te bespreken.”