‘Het kassasysteem helpt ons het iedere keer weer beter te doen’ 

De dynamiek bij een party- en eventcateraar als Maison van den Boer is enorm. Tal van gerechten, tal van outlets op een event en tal van medewerkers. Hoe zorgen zij er nu voor dat iedere gast het juiste gerecht krijgt? En achteraf de juiste rekening betaalt? Mertin van Katwijk, manager administration van Maison van den Boer, vertelt erover.

Maison van den Boer is een high-end cateraar. Eentje die gastvrijheid centraal heeft staan en eentje die tijdens ieder event, iedere party de perfecte culinaire creaties verzorgt. Creaties waar gasten van genieten. En waar opdrachtgevers tevreden over zijn. Die opdrachtgevers zijn overigens divers: van het AFAS Theater in Scheveningen tot de Amsterdam Arena, de kunstbeurs TEFAF in Maastricht, Concours Hippique International en het ABN AMRO tennistoernooi. “Het AFAS bijvoorbeeld is een vaste locatie voor ons, 365 dagen per jaar zijn we daar actief”, aldus Van Katwijk.

De The European Fine Art Fair (TEFAF) daarentegen is een event van elf dagen, die kent een hele andere dynamiek. “Daar serveren wij de gerechten vanuit vijftien outlets, waaronder drie à la carte- en twee zelfbedieningsrestaurants en acht gespecialiseerde eetgelegenheden met onder meer tapas, sushi, seafood en patisserie. Er zijn die vijf dagen meer dan 300 servicemedewerkers actief voor ons, 100 koks en 40 managers. Dagelijks komen er gemiddeld 6.500 bezoekers, die wij allemaal voorzien van topkwaliteit eten, drinken en bediening”, legt Van Katwijk uit. Hij wil er maar mee zeggen dat geen event, geen party en geen locatie hetzelfde is. “Kijk, op de ene locatie rekenen gasten zelf hun gerechten af en gebruiken wij bijvoorbeeld wel kassa’s. Op andere locaties komt alles op rekening van de opdrachtgever en zijn kassa’s dus overbodig. Ook kunnen gasten tijdens diverse events op rekening eten en drinken. Zeker bij de laatste is een goede registratie van wat er wordt gegeten en gedronken erg belangrijk, om discussie achteraf te voorkomen.”

Alles op elkaar afgestemd, real-time

En dat die registratie vrijwel altijd soepel en goed verloopt is volgens Van Katwijk onder meer te danken aan het kassasysteem van Gastrofix dat Maison van den Boer inzet. “Neem de TEFAF, daar maken wij in totaal gebruik van ongeveer veertig vaste iPad-kassa's met kassabonprinter, meer dan twintig mobiele iPad-mini’s voor het opnemen van bestellingen en bijna tien keuken-monitoren van Gastrofix. En alles is op elkaar afgestemd, real-time”, aldus Van Katwijk. Hij schetst het beeld van een geoliede machine. “De bestelling wordt opgenomen en wordt meteen aan tafel ingevoerd op de iPad. De bon rolt er vervolgens in de keuken uit, bij de juiste koks. Op keukenscherm één in de keuken komt het voorgerecht binnen, op keukenscherm twee het hoofdgerecht en keukenscherm drie het nagerecht. En bij de uitgiftepunten staan de keukenschermen met een totaaloverzicht van hetgeen moet worden uitgeserveerd. En wil de klant afrekenen? Dan draaien de medewerkers de bon uit bij één van de veertig iPad-kassa’s.” De TEFAF was één van de eerste grote evenementen waar Maison van den Boer pakweg een jaar geleden ging werken met het nieuwe en innovatieve kassasysteem met vaste kassa's, iPad Mini’s, keukenschermen en een filiaalmodule. Van Katwijk: “Wij zochten eigenlijk een systeem dat makkelijk is in gebruik. Wij werken immers vaak met een grote groep uitzendkrachten die na een korte uitleg meteen aan de slag moeten kunnen. Verder is flexibiliteit belangrijk, evenals een professionele en moderne uitstraling. In Gastrofix vonden we dat alles. De medewerkers lopen rond met een iPad, dat ziet erop zichzelf al gaaf uit. Voorheen waren dat kleine iPods, dan dachten gasten bij wijze van spreken nog weleens dat de medewerkers met hun eigen mobiele telefoon aan het spelen waren. Dat komt niet goed over.” 

Een tijdsstempel

De cateraar heeft het systeem van Gastrofix eerst in het klein getest voordat het werd ingezet bij een immens evenement als de TEFAF. “Het ABN AMRO tennistoernooi was een testlocatie, daar liep het gelijk al soepel. Uiteraard hebben we nog wel wat zaken gefinetuned en op ons proces laten afstemmen. Dat de bestelbonnen nu per keukenscherm, per kok de keuken binnen komen, is bijvoorbeeld iets waarom wij specifiek hebben gevraagd. Hetzelfde geldt voor het feit dat er tijdsstempels kunnen worden ingevoerd. Een voorbeeld: bij een tafel met vijf gasten bestellen er vier een voorgerecht en één alleen een hoofdrecht. Dan kunnen onze medewerkers de gast vragen wanneer hij of zij het gerecht wenst en dit vervolgens invoeren: gelijk met de voorgerechten of gelijk met de andere hoofdgerechten”, aldus de manager administration van Maison van den Boer. Ook is er een module ontwikkeld waarbij gasten op rekening kunnen betalen. “Tijdens een event krijgen de gasten dan een pas met QR-code. Die QR-code wordt iedere keer als men iets besteld gescand door de medewerkers. En achteraf kunnen wij de gast dan de rekening presenteren, precies met wat, wanneer en waar is besteld. Perfect, zo hebben wij nul komma nul discussie.”

Gastvrijheid

Het is de gastvrijheid en gastgerichtheid die Maison van den Boer wenst en waaraan het kassasysteem een belangrijke bijdrage levert. “We begeven ons aan de bovenkant van de markt, alles wat wij doen staat in het teken van een optimale gastbeleving. Hij of zij moet het naar de zin hebben, irritaties zijn uit den boze. Ook als het gaat om het eten en drinken, en de rekening achteraf”, aldus Van Katwijk. Daarbij kan hij vanuit alle data uit het systeem ook een optimale inzet van mensen realiseren. “De dag na een event bekijk ik alle cijfers. Wat zijn de hardlopers? Wat gaat minder goed? Wat is de omzet afgezet tegen het aantal medewerkers? En afgezet tegen andere evenementen. Daarop kan ik sturen. Bij een meerdaags event kunnen wij daarop de volgende dag bijvoorbeeld de bezetting aanpassen. En ook dan stuur ik van uur tot uur, real-time. Als ik zie dat er op een bepaald moment in een bepaalde outlet weinig omzet wordt gerealiseerd, dan kunnen we die beter sluiten en de medewerkers elders inzetten op plekken waar het drukker is en waar misschien wel wachttijden zijn.” Die data met omzetten, gemiddelde bestedingen per moment of per gast, het aantal medewerkers op een event kan door Van Katwijk ieder moment van de dag worden ingezien op de pc en mobile device, maar kan ook als rapportage worden uitgedraaid om bijvoorbeeld te delen met het management. “Dat geeft dan weer input voor een volgend event, waar we het iedere keer weer nog beter willen doen.”