Efficiënte kostenbeheersing in de horeca: 5 manieren waarop software de weg naar winstgevende restaurants effent

Nieuwe technologie heeft de afgelopen decennia voor een enorme vooruitgang gezorgd, ook in de horeca. Geert Merckaert van Apicbase geeft vijf manieren waarop software restaurants vandaag helpt om de kosten onder controle te houden.

1. Menselijke fouten beperken via geautomatiseerde processen

Tijd is geld in de horeca. Maar snelheid is niet het enige dat telt. Ook precisie is belangrijk, want fouten kosten je nu eenmaal tijd en geld. Door repetitieve taken te automatiseren gebeuren ze niet alleen sneller, maar ook preciezer.

Een voorbeeld van een foutgevoelig proces is het doorgeven van bestellingen aan de keuken. Verkeerde bestellingen leiden tot ontevreden klanten en voedselverspilling. Een geautomatiseerd systeem registreert de bestellingen en stuurt ze naar een display in de keuken.

Een ander proces waar veel onzorgvuldigheden gebeuren is de aanmaak van inkooporders voor leveranciers. Deze taak is gevoelig voor fouten, omdat het personeel de vrijwel onmogelijke opdracht heeft om de verwachte verkoop correct te voorspellen. Een geautomatiseerd systeem stelt inkooporders voor op basis van historische verkoopcijfers, huidige voorraadniveaus, par-lijsten, stuklijsten en vooraf bepaalde minimale voorraden.

Wie de kans op fouten verkleint, neemt ook de financiële gevolgen van die fouten weg. Bovendien neemt automatisatie druk weg bij je personeel. Hierdoor hebben ze meer ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is: de klant.

2. Minder foodwaste dankzij datagedreven menu-engineering

Voedselverspilling is een belangrijke oorzaak van vermijdbare kosten. Slecht presterende gerechten zijn fataal, zowel voor het milieu als voor je portemonnee. Elke cent telt en foodwaste ondermijnt je rentabiliteit.

Dankzij datagestuurde menu-engineering neem je gerichtere beslissingen rond prijsverhogingen, de vervanging van ingrediënten en promoties. Door de wensen en voorkeuren van je klanten te analyseren kan je de recepten bijstellen. Geef klanten meer van wat ze willen en minder van wat ze niet willen.

De software split elk gerecht op per ingrediënt. Het berekent de juiste menuprijs en toont je of het zinvol is om bepaalde dure ingrediënten te vervangen. De sales analyses tonen welke gerechten goed presteren en welke de meeste marge opleveren. Die kennis gebruik je om de recepten verder te verbeteren en de inkoop te optimaliseren.

Door te integreren met leveranciers zoals Bidfood biedt software ook bij het optimaliseren van de inkoop een oplossing. Alle prijzen en berekeningen worden automatisch bijgewerkt en de inkooporders staan met een druk op de knop in het bestelsysteem van de leverancier. Het bestellen gaat sneller en is foutloos.

3. Vermijd onnodige uitgaven door fouten en opportuniteiten tijdig te spotten

Registratie van je uitgaven is dé manier om fouten en besparingsmogelijkheden op te sporen. Wanneer alle uitgaven automatisch wordt bijgehouden is het gemakkelijker om fouten te spotten. Je kan namelijk snel vergelijken wat de verwachte uitgaven zijn en wat er werkelijke werd uitgegeven.

Software houdt je foodcost bij door de voorraad automatisch bij te werken bij elke verkoop. Op die manier worden de voorraadgegevens en de CoGs bijgewerkt en zie je in je restaurant dashboards hoe de reële foodcost zich verhoudt tot de theoretische.

Elke afwijking tussen theorie en werkelijkheid staat voor een reëel verlies aan inkomsten, maar biedt tegelijkertijd een opportuniteit voor betere marges. Voor wie stuurt op data is het glas altijd halfvol.

Door regelmatig de foodcost in kaart te brengen en afwijkingen te signaleren kunnen je restaurants winstlekken opsporen en ze stoppen voor ze uit de hand lopen.

4. Arbeidskosten verlagen door het wervingsproces te automatiseren

Goed restaurantpersoneel vinden is een wereldwijde uitdaging. Dankzij automatisering hoef je niet zelf vacatures te plaatsen en sollicitaties te analyseren. Werkgevers kunnen HR-platforms gebruiken om kandidaten te toetsen nog voor ze op gesprek gaan. Daarbij bieden de platforms ook instant messaging aan, wat ideaal is voor Gen Z-sollicitanten.

In een onzekere economie zijn foute of last-minute aanwervingen erg riskant. Je wilt namelijk geen klanten verliezen door een gebrek aan personeel, maar je wil ook niet het slachtoffer worden van een nieuwe medewerker die slecht presteert. Er zijn echter meer vacatures dan sollicitanten, waardoor de concurrentie moordend is. Een geautomatiseerd HR-platform is dus een geweldige manier om een stapje voor te blijven.

5. De voorraadkosten verlagen door het inkoopproces te optimaliseren

Hoe vaak gebeurt het niet dat er in één van je locaties te veel voorraad ingekocht wordt? Soms is het omdat men een drukke dag verwacht, vaker is het gemakzucht.

Niemand wil zonder voorraad vallen, maar uitpuilende koelkasten en voorraadkamers zijn evengoed fataal voor je winst. Het is een delicaat, maar ongelofelijk belangrijk evenwicht. Elke fout hakt diep in op je marges.

Met een datagedreven voorraadsysteem plaatsen managers bestellingen op basis van real-time voorraadniveaus, verkopen en productiebehoeften. Aan de hand van betrouwbare gegevens kan men zo nauwkeurige voorraadprognoses maken, waardoor zowel overschotten en tekorten worden vermeden. Het resultaat is dat inkoopfouten verdwijnen, wat leidt tot een lagere foodcost en meer winst.

Conclusie

Investeren in technologie lijkt misschien tegenstrijdig als je wilt bezuinigen. Toch bewijst software keer op keer dat de besparingen die het oplevert de investeringen meer dan rechtvaardigen.

Software voor restaurants helpt je personeel om betere beslissingen te nemen, het verlost ze van tijdrovende administratie, het verhoogt de efficiëntie en levert grotere marges op.