Integratie-alarm: Restaurants worden data-doolhoven

Restaurants staan onder een enorme druk, maar digitalisatie brengt verlichting, gelukkig. Nieuwe technologieën verbeteren, versnellen en vereenvoudigen de voorheen trage, foutgevoelige en complexe onderdelen van een restaurant. Maar het is niet allemaal goed nieuws.

Carl Jacobs, CEO van Apicbase, legt uit waarom de vooruitgang ook nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. 

Het toenemend aantal digitale tools vergroot de berg data die restaurants moeten verwerken, en het wordt steeds moeilijker om door de bomen het bos nog te zien. 

Dat is een probleem, want om de uitdagingen waar de sector onder kreunt aan te gaan zijn datagedreven inzichten essentieel. Maar dan moeten die inzichten wel vindbaar zijn.

Efficiëntie wordt complex

De digitale transformatie waar zo vaak over gesproken wordt, is geen einddoel. Het is een proces. 

Het gaat over het doorlopend, en steeds beter, verzamelen en analyseren van gegevens uit sales, menu, inkoop en de customer-journey. De antwoorden die daaruit voortkomen tonen de beste weg voorwaarts. 

De uitdaging is dat alle digitale tools die we laatste jaren zijn gaan gebruiken een overweldigende hoeveelheid, en verscheidenheid, aan gegevens produceren. Elke tool genereert zijn eigen set aan data. 

Dat is geweldig, want daarin schuilen verhelderende inzichten die de kosten kunnen verlagen, de klantenervaring verbeteren of medewerkers blij maken. 

Voor een sector die gekend staat om z’n flinterdunne marges worden die inzichten ook alsmaar belangrijker. Maar om ze te vinden, zullen restaurateurs een steeds hoger wordende Mount Everest aan informatie moeten bedwingen. 

Dat betekent dat restaurants langer en dieper moeten gaan nadenken over hun digitale strategie. Dat gaat verder dan simpelweg nieuwe tools toevoegen aan je operaties. Het gaat over het ontwikkelen van een langetermijnvisie rond digitalisatie. Centrale vragen zijn: waar willen we naartoe en hoe helpt technologie ons daar te geraken? 

Heidi Stirkkinen, CEO van Kotipizza, een 300-unit sterke pizza-franchise uit Finland, verwoordde het treffend. Ze zei: ‘Restaurants draaien niet meer alleen om eten, maar ook om data’.

Computer says no

Wat de zaken extra moeilijk maakt, is dat veel systemen niet met elkaar communiceren. Ze kunnen, of willen, niet integreren.

Het gevolg is dat mogelijk interessante informatie vast zit in allerlei losse tools. Daarmee blijven ook de diepere inzichten verborgen. Deze zogenaamde datasilo's hinderen niet alleen groei en innovatie, maar bezorgen restaurant medewerkers ook een hoop extra werk en kopzorgen.

Tosca Eggenhuizen, Product Owner F&B Systems bij citizenM, zei daarover in een interview: "De frustratie was behoorlijk hoog. We probeerden gegevens van facturen, inkooporders en e-mails samen te voegen om het aankoopgedrag van onze teams te traceren. Het kostte veel tijd en uiteindelijk kregen we nauwelijks bruikbare inzichten. Er waren simpelweg te veel variabelen."

Door het gebrek integraties moeten medewerkers data exporteren naar Excel en antwoorden manueel bij elkaar puzzelen om, hopelijk, een paar bruikbare inzichten te verkrijgen. 

Dit is niet alleen lastig, maar ook frustrerend. Het risico op verlies van gegevens en verkeerde interpretaties is immers torenhoog. Erger is dat datagedreven besluitvoering daardoor steeds moeilijker wordt. 

Een voorbeeld

In een goed geïntegreerd tech ecosysteem kunnen gegevens van verschillende bronnen makkelijk verzameld en geanalyseerd worden. Dit levert rijke inzichten waarop leidinggevenden kunnen sturen om winst, klantentevreden en efficiëntie te laten groeien. 

Een voorbeeld van een geïntegreerd ecosysteem is dat van restaurant leveranciers als Bidfood, Sligro met Apicbase en POS-systemen zoals Lightspeed, Mplus, Revel of Deleverect. Het stroomlijnt de workflow van franchisenemers door middel van automatische voorraadupdates, efficiënte bestellingen en real-time gegevensanalyse. 

Stel je een drukke keten voor met een populair hamburgermenu. 

In een geïntegreerd systeem registreert het POS-systeem elke verkoop van het menu, waarna Apicbase de voorraadniveaus van de benodigde ingrediënten automatisch bijwerkt. Zodra de voorraad onder een bepaald niveau duikt, genereert het systeem een bestelling voor de leveranciers. 

Automatisatie minimaliseert het risico op overstocken en stockbreuken. De restaurants hebben de benodigde ingrediënten op voorraad zonder verspilling of tekorten. En dit is slechts één voordeel van geïntegreerde systemen. 

Het rimpeleffect van fouten

Wanneer software niet integreert komen fouten veel vaker voor. Hierdoor neemt de onzekerheid toe en wordt de betrouwbaarheid van de verkregen inzichten mogelijk in twijfel getrokken. 

Daar zit het echte probleem, want als de restaurantbranche de enorme uitdagingen van hoge kosten, personeelstekorten en veranderend consumentengedrag het hoofd wil bieden dan is digitalisatie nodig. 

Maar als het management minder geneigd is om met de nieuwe digitale tools te werken, omdat ze geen vertrouwen hebben in de data, dan maakt een effectieve digitalisering geen schijn van kans.

Conclusie

Nieuwe technologieën verbeteren de operationele efficiëntie in restaurants aanzienlijk, wat een positieve ontwikkeling is. Maar om werkelijk datagedreven te kunnen werken, moeten restaurants hun strategie aanpassen. De nadruk moet liggen op systemen die kunnen en willen integreren. Als dat gebeurt dan daalt de werklast voor de werknemers en nemen de winstmarges aanzienlijk toe. 

Apicbase is een F&B-managementplatform voor restaurants met meerdere vestigingen. Het centraliseert voorraadbeheer, inkoop, receptbeheer en menu-ontwikkeling en biedt managers datagestuurde inzichten om foodcosts te verlagen, processen te stroomlijnen en kwaliteit te verhogen.

Meer weten over Apicbase?