Je horecaconcept laten groeien zonder de controle te verliezen – hoe doe je dat?

Alles verandert wanneer je van één of twee locaties naar een middelgrote restaurantketen groeit. In dit artikel onderzoeken we hoe je die schaalvergroting realiseert zonder de controle te verliezen.

Wanneer je één restaurant beheert, is alles makkelijk in de gaten te houden. Je bent in de buurt om oplossingen te zoeken als er problemen zijn en je draagt de eindverantwoordelijkheid. Maar als je bedrijf groeit, wordt dat onmogelijk. Je kan nu eenmaal niet overal tegelijk zijn. Daarom heb je een plan van aanpak nodig.

Het uitbreidingsplan voor je restaurant bevat vier elementen:

• Een ijzersterke basis
• Goedgekozen locaties
• Een optie op franchising
• De juiste digitale ondersteuning

We bekijken ze alle vier in detail.

Een ijzersterke basis opzetten

Elke succesvolle horecaonderneming heeft een solide basis om op te bouwen. Dat fundament bestaat uit vier pijlers. Vooraleer je eraan denkt om nieuwe locaties te openen is het essentieel ze alle vier uit te werken en te testen. Efficiënt schalen is onmogelijk als de basiselementen niet op punt staan.

1. Helder concept – Wat maakt je merk anders? Is het een uniek gerecht? Een razendsnelle levering? De inrichting? Een supervriendelijke service? Schrijf alles wat je merk maakt in detail uit en zorg ervoor dat niets van die essentie verloren gaat bij het schalen.
2. Solide financiën – Vaker wel dan niet kost opschalen meer dan oorspronkelijk gepland. Voordat je nieuwe vestigingen opent, moeten de cijfers van je oorspronkelijke locaties dik in het groen staan. Een beter bewijs dat je concept werkt, zal je nooit krijgen. Dat bewijs zal je ook nodig hebben als je op zoek gaat naar externe investeerders.
3. Scherp je processen aan – Alles, van voorraadbeheer tot productontwikkeling, moet worden getest, gestandaardiseerd en gedocumenteerd. Het is de blauwdruk van je keten. Goede processen zorgen ervoor dat je de uitgaven onder controle kan houden en snel winstlekken kunt detecteren.
4. Consistentie in brand, product & service – Je wil dat klanten telkens weer van dezelfde kwaliteit kunnen genieten, ongeacht waar ze iets bestellen. Die blauwdruk uit het vorige punt helpt je om de gastervaring synchroon te houden bij elk nieuw restaurant dat je opent.

Goedgekozen locaties

Zelfs als je een dozijn succesvolle vestigingen hebt, kan één slechte een financieel gat slaan dat je groei tijdelijk of voor lange tijd belemmert.

Bij het kiezen van een locatie voor een nieuw restaurant zijn er vier dingen waar je rekening mee moet houden:

• Je bent klaar vanaf de eerste minuut – Op het moment dat je opent, moet alles in orde zijn, van het interieur tot de software voor voorraadbeheer.
• Vastgoed – Is de huurprijs in verhouding tot de gemiddelde omzet van je restaurants? Doorgaans liggen de huurprijzen tussen de 5%-10% van de omzet van een restaurant.
• Je kunt leveringen ontvangen – Denk vooraf na over inkoop en levering. Soms kan een locatie er geweldig uitzien, maar werkt de logistiek gewoon niet.
• Je concept past bij de locatie – De mensen die er wonen of werken behoren tot je doelgroep en hebben nood aan je concept. Belangrijk ook, er zijn al restaurants op die plek. Dit klinkt contra-intuïtief, maar als er niets in de buurt is, dan is de kans groot dat de buurt commercieel dood is.
• Je hebt een test gedaan – Als er een dark kitchen in de buurt is, kan het zinvol zijn om een werkbank te huren en je menu te testen met enkele delivery-gerechten. Na een maand zou je een vrij duidelijk idee moeten hebben of je menu zou kunnen werken op die locatie.

Neem een optie op franchising

In plaats van elk locatie zelf te huren en beheren, kan je overwegen om je keten te laten groeien via franchising. Franchising is niet voor iedereen, je geeft ten slotte je merk deels uit handen. Anderzijds, je kan groeien zonder grote eigen investeringen. Om je restaurant succesvol te franchisen heb je een helder draaiboek nodig.

We pikken vier punten uit het draaiboek:

1. Kies partners verstandig – Kies mensen die op zijn minst enige ervaring hebben in de restaurantbranche, passie hebben voor foodservice, en meerdere locaties willen uitbaten in plaats van één.
2. Schrijf al je SOP's en processen op – Geef de franchisenemers alle hulpmiddelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Schrijf elk aspect van je bedrijfsvoering op, van back-of-house bedrijfsprocedures tot je strategie voor allergenenbeheer.
3. Zorg voor begeleiding en training – Sta klaar om nieuwe franchisenemers te helpen met zaken als het selecteren van locaties, vastgoedpartners en personeel. Leg uit waarom je concept werkt en hoe ze even goede resultaten als andere vestigingen kunnen halen.
4. Overhaast je niet – Zorg dat alles klaar en goed doordacht is, anders riskeer je een mislukte lancering, slechte eerste maanden en misschien de sluiting van enkele locaties. Elke keer dat een restaurant sluit, krijgt je merk een klap.

Kies van bij de start de juiste softwarepartners

Je gaat groeien en wil niet de hele tijd nieuwe software toevoegen of vervangen. Dat zou alles vertragen en frustratie opwekken bij je medewerkers. Het is daarom belangrijk om van bij de start goede partners te kiezen. Dat bespaart je later veel problemen.

Kijk of de oplossingen die je overweegt volgende kenmerken hebben:

• Schaalbaar – Kan de software meegroeien met de noden van je keten? Een modulaire oplossing laat toe om enkel het essentiële te gebruiken wanneer je de onderneming aan het opbouwen bent. Later, wanneer het operationeel zinvol is, kan je de toepassing uitbreiden. Je moet dan geen nieuw systeem introduceren in je restaurants, maar bouwt verder op wat je medewerkers al kennen.
• SaaS – SaaS staat voor Software As A Service. Het betekent dat je enkel een abonnement betaalt voor het gebruik van de software. Dat is een zegen als je wil schalen. Je hoeft immers geen dure hardware aan te kopen, geen IT-team in dienst nemen en je geen zorgen te maken over virussen of hackers.
  Bovendien beheer je de data centraal, maar je kan zoveel nieuwe vestigingen toegang geven als je wilt. Je hoeft niets te kopiëren, geen e-mails te versturen of spreadsheets te maken. Alle gegevens die een nieuwe restaurant manager of chef nodig heeft zijn meteen beschikbaar.
• Platform – Je restaurants brengen een enorme hoeveelheid data voort. Die heb je nodig om beter te sturen, de winst te verhogen en groeiopportuniteiten te spotten. Om die data efficiënt in te zetten is het belangrijk dat de verschillende systemen die je gebruikt gegevens kunnen delen met elkaar.
  Platform-oplossingen maken dat mogelijk. Apicbase bijvoorbeeld integreert zowel met je POS als met Bidfood en andere leveranciers. Bij elk verkocht gerecht of drankje wordt de voorraadstatus automatisch aangepast. Aan het einde van de dag zien je medewerkers meteen welke grondstoffen besteld moeten worden. Met een druk op de knop ontvangen al je leveranciers vervolgens automatisch het juiste bestelorder.